Gefährdungsbeurteilung online erstellen – Leitfaden für SiFas

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Externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit stehen vor einem strukturellen Problem: Die gesetzliche Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung wächst – aber die Zeit, sie ordentlich zu dokumentieren, bleibt gleich.

Ein SiFa-Dienstleister mit 20 Kunden erstellt im Jahr leicht 60 bis 120 GBUs. Bei klassischer Vorgehensweise mit Excel und Word vergehen pro Dokument 2 bis 4 Stunden. Das sind bis zu 480 Stunden reiner Dokumentationsaufwand – jedes Jahr.

Dieser Leitfaden zeigt, wie externe SiFas und Arbeitsschutzbetreuer die Gefährdungsbeurteilung online erstellen, ohne an Qualität zu verlieren.

Warum die digitale GBU kein Nice-to-have mehr ist

Die Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung sind in den letzten Jahren gestiegen. Psychische Belastungen müssen seit 2013 explizit erfasst werden. Behördenprüfungen werden digitaler. Kunden erwarten professionelle PDF-Dokumentation statt handgeschriebener Formulare.

Gleichzeitig steigt der Wettbewerbsdruck. SiFa-Dienstleister, die effizienter arbeiten, können mehr Kunden betreuen – zu niedrigeren Preisen oder mit höherer Marge.

Was eine moderne Online-Lösung leisten muss:

Tätigkeitsspezifische GBU-Erstellung ohne generische Vorlagen

Rechtssichere PDF-Ausgabe nach § 5 und § 6 ArbSchG

Zentrale Verwaltung aller Kunden und deren GBUs

Maßnahmen-Tracking und Wiedervorlage

Revisionssichere Dokumentation (wer hat was wann freigegeben)

Der rechtliche Rahmen: Was die GBU enthalten muss

Egal ob digital oder auf Papier – der Inhalt einer rechtssicheren Gefährdungsbeurteilung ist gesetzlich klar definiert. § 6 ArbSchG schreibt vor, dass das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung schriftlich dokumentiert werden muss.

Pflichtbestandteile einer vollständigen GBU:

Beschreibung der Tätigkeit und des Arbeitsbereichs

Ermittlung der relevanten Gefährdungsarten

Risikobewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß)

Festgelegte Schutzmaßnahmen nach STOP-Prinzip

Zuständigkeiten und Umsetzungsfristen

Wirksamkeitskontrolle und Datum der nächsten Überprüfung

Unterschrift der verantwortlichen Person

Eine digitale GBU, die all diese Punkte abdeckt und als unterschriebenes PDF archiviert wird, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen vollständig.

Online-GBU erstellen: So funktioniert es in der Praxis

Am Beispiel von AMS-Pro zeigt sich, wie der Prozess digital abläuft:

1. Kundenunternehmen anlegen

Für jeden Kunden wird ein eigener Account angelegt. Alle GBUs, Maßnahmen und Dokumente dieses Kunden sind in einer zentralen Übersicht sichtbar – kein Ordnerchaos, keine Dateiversionen auf dem Desktop.

2. Tätigkeit auswählen und GBU generieren

Sie geben die Tätigkeit ein – zum Beispiel „Lagerarbeit mit Gabelstapler" oder „Pflegearbeit in der Altenpflege". Das KI-gestützte System wählt aus über 90 tätigkeitsspezifischen Templates das passende Grundgerüst aus und generiert einen Gefährdungskatalog mit vorgeschlagenen Risikobewertungen und Schutzmaßnahmen.

Der entscheidende Unterschied zu generischen Online-Formularen: Die Gefährdungen sind tätigkeitsspezifisch vorausgefüllt. Eine GBU für Mineralwolleverarbeitung enthält andere Gefährdungsarten als eine für Bildschirmarbeit – und das korrekt, ohne dass Sie jedes Mal von vorne anfangen.

3. Prüfen, anpassen, freigeben

Sie als Fachkraft prüfen den KI-Entwurf, passen tätigkeitsspezifische Details an (Raumgröße, Lüftungssituation, besondere Arbeitsmittel) und geben die GBU frei. Dieser Schritt dauert typischerweise 10–20 Minuten.

4. PDF exportieren und archivieren

Die fertige GBU wird als professionelles PDF exportiert – mit allen Pflichtangaben, Datumsangabe und Unterschriftsfeld. Das Dokument wird automatisch in der Plattform archiviert und ist revisionssicher abrufbar.

5. Maßnahmen verfolgen

Definierte Schutzmaßnahmen werden als Aufgaben angelegt und können mit Zuständigkeiten und Fristen versehen werden. Der integrierte Maßnahmen-Tracker zeigt auf einen Blick, welche Maßnahmen offen, in Bearbeitung oder erledigt sind.

Was SiFa-Dienstleister besonders brauchen

Einzel-Tools für die GBU-Erstellung gibt es viele. Was externe SiFas wirklich brauchen, ist eine Multi-Kunden-Lösung: ein System, das nicht nur eine GBU verwaltet, sondern Dutzende Kunden mit jeweils eigenen GBUs, Maßnahmen und Dokumenten.

Die wichtigsten Features für SiFa-Dienstleister:

Multi-Account-Verwaltung: Alle Kunden in einer Oberfläche, klare Trennung der Datenbereiche

GBU-Übersicht je Kunde: Welche GBUs existieren, welche müssen überarbeitet werden?

Maßnahmen-Dashboard: Offene Maßnahmen aller Kunden auf einen Blick – ideal für Jahresgespräche und Begehungsberichte

Revisionssichere Archivierung: Wer hat welche GBU wann erstellt und freigegeben?

Häufige Fehler bei der Online-GBU – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Generische Vorlagen für spezifische Tätigkeiten

Ein Allgemein-Formular für „Bürotätigkeit" deckt nicht die Besonderheiten eines Call-Centers mit 8-stündigem Headset-Einsatz ab. Achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung tätigkeitsspezifische Templates bietet oder eine ausreichend detaillierte Anpassung erlaubt.

Fehler 2: Psychische Belastungen weglassen

Seit 2013 ist die Erfassung psychischer Belastungen Pflicht. Viele ältere Excel-Vorlagen und günstige Online-Tools berücksichtigen diesen Bereich nicht systematisch. Prüfen Sie, ob Ihre Lösung psychische Gefährdungsarten (Zeitdruck, emotionale Anforderungen, soziale Belastungen) explizit abfragt.

Fehler 3: Maßnahmen ohne Wiedervorlage

Eine GBU ist nur dann wirksam, wenn festgelegte Schutzmaßnahmen auch umgesetzt und überprüft werden. Eine reine Dokumentenlösung ohne Maßnahmen-Tracking löst nur die halbe Aufgabe.

Fehler 4: Keine revisionssichere Archivierung

Im Streitfall – etwa nach einem Arbeitsunfall – muss nachgewiesen werden können, wann welche GBU erstellt und von wem freigegeben wurde. Cloudbasierte Systeme mit automatischer Versionierung sind hier deutlich besser als lokale Dateiablage.

Vergleich: Digitale GBU-Lösungen für SiFa-Dienstleister

Merkmal	AMS-Pro	Excel/Word-Vorlage	Branchen-Softwarepaket
Multi-Kunden-Verwaltung	✅ Integriert	❌ Manuell	⚠️ Je nach Lösung
KI-gestützte GBU-Erstellung	✅ 90+ Templates	❌	❌ Selten
Maßnahmen-Tracker	✅ Integriert	❌ Manuell	⚠️ Je nach Lösung
PDF-Export rechtssicher	✅	⚠️ Formatierung manuell	✅
Freemium / sofort testbar	✅ Kostenlos starten	✅	❌ Meist Lizenz nötig
Einrichtungsaufwand	Gering (Web-App)	Keiner	Hoch (IT-Installation)

Fazit: Digital und skalierbar statt Papier und Chaos

Die Gefährdungsbeurteilung online zu erstellen ist kein Zukunftstrend – es ist der aktuelle Stand der Praxis für effiziente SiFa-Dienstleister. Wer weiterhin mit Ordnern und Excel-Dateien arbeitet, verliert Stunden, die besser in Begehungen, Beratung und echte Sicherheitsarbeit investiert wären.

Entscheidend ist nicht nur das Erstellen der GBU, sondern das gesamte System dahinter: Kundenverwaltung, Maßnahmen-Tracking, revisionssichere Archivierung. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einem einfachen Online-Formular und einer echten Arbeitsschutz-Plattform.

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Gefährdungsbeurteilung online erstellen: Der komplette Leitfaden für SiFa-Dienstleister